Gmail adalah layanan email gratis dari Google dengan dukungan ruang penyimpanan awan (cloud storage) yang besar, 15GB. Meskipun ruang penyimpanan ini digunakan bersama dengan layanan Google lainnya, ruang penyimpanan ini dapat dikatakan sangat melegakan. Gmail termasuk layanan email gratis yang bagus dari sisi keamanan dan juga privasi. Ini salah satu yang membuat Gmail populer dan banyak digunakan.
Dengan dukungan cloud storage yang begitu besar, Anda dapat menerima banyak email masuk dalam kurun waktu lama dan membiarkannya tetap tersimpan. Namun, bagaimanapun, email harus dikelola, menghapus yang sudah tidak diperlukan dan membiarkan tetap tersimpan untuk email penting yang masih diperlukan di kemudian hari. Dari pengelolaan email, jumlah email penting yang tersimpan di cloud storage akan semakin bertambah banyak.
Salah satu keuntungan email tersimpan di cloud storage adalah Anda dapat mengakses kapanpun, dimanapun dan menggunakan perangka berbeda. Meskipun Google juga melakukan backup data untuk layanannya, alangkah baiknya bila Anda juga melakukan backup sendiri akun Gmail untuk disimpan di komputer lokal untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan.
Ada cukup alasan Anda perlu melakukan backup akun Gmail, misalnya tidak berfungsinya jaringan yang menyebabkan tidak dapat mengakses Gmail, kegagalan hardware atau malfungsi server dapat menyebabkan hilangnya data Gmail atau bisa dari kesalahan Anda sendiri (user error) yang tanpa sengaja menghapus email penting yang diperlukan. Backup yang dilakukan ditujukan untuk mengantisipasi hal-hal buruk tersebut terjadi.
Sebelum tahun 2013, melakukan backup Gmail dan layanan Google lainnya diperlukan software pihak ketiga (third-party software). Namun sekarang Google menyediakan fitur untuk melakukan backup pada semua layanannya, termasuk Gmail. Anda tidak memerlukan lagi software pihak ketiga. Google mendukung fasilitas pengaturan yang memusat untuk semua layanannya melalui pengaturan akun Google (Google account settings). Berikut ini adalah cara melakukan backup akun Gmail:
Untuk sampai ke pengaturan akun Google, Anda dapat melalui layanan Google mana saja. Bila Anda telah berada di halaman (laman) Gmail, klik gambar atau foto profil Anda yang terletak di sudut kanan atas dan kemudian klik tombol My Account.
Di halaman My Account yang muncul, klik tautan (link) Personal info & privacy.
Di halaman Personal info & privacy yang muncul, pastikan Anda telah berada di bagian Control your content dan kemudian klik tautan CREATE ARCHIVE.
Di halaman Download your data, Anda akan mendapati berbagai layanan (product) Google termasuk Gmail. Secara standar, data semua layanan Google tersebut terseleksi (dengan indikator tanda centang). Bila maksud Anda hanya ingin melakukan backup untuk akun Gmail saja, klik tombol Select none.
Gulung halaman Download your data ke bawah sampai Anda menemukan layanan Gmail. Beri tanda centang dengan mengklik kotak bagian kiri untuk menyeleksi Gmail (1). Sekarang hanya data dari layanan Gmail Anda telah siap di-backup. Klik tombol Next untuk melanjutkan (2).
Berikutnya, pastikan Anda memilih tipe file .zip (1). Ini adalah opsi yang banyak digunakan. Anda dapat menentukan ukuran file arsip dan standarnya adalah 2GB (2). Misalnya, data Gmail Anda lebih dari 2GB dan kurang dari 4GB, maka file arsip akan tersidi dari 2 file. 1 file berukuran 2GB dan file berikutnya berukuran kurang dari 2GB. Di bagian Delivery method, pilih salah satu opsi yang diberikan. Bila Anda memilih opsi standar yaitu Send download link via email (3), maka link untuk mengunduh (download) file arsip akan dikirim melalui email. Klik tombol Create archive untuk melanjutkan (4).
Masih di halaman Download your data, klik tombol Manage archives.
Di halaman berikutnya dari Download your data, klik tombol Done. Tergantung ukuran dari data Gmail Anda, proses pengarsipan membutuhkan waktu dan apabila telah selesai, link untuk mengunduh file arsip akan dikirim melalui email.
Bila proses pengarsipan telah selesai Anda akan mendapatkan kiriman email seperti gambar di bawah ini. Klik tombol Download archive untuk mengunduh file arsip Gmail Anda.
